Adatkezelési tájékoztató

Adatkezelő: [Szolgáltató cégneve / Provider's legal name] (székhely: [Székhely / Registered address]; adószám: [Adószám / Tax number]; cégjegyzékszám: [Cégjegyzékszám / Company registration number]). Adatvédelmi kérdésekben elérhető a(z) [kapcsolat@example.hu] címen.

Ez a tájékoztató az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR) 13. és 14. cikke szerinti tájékoztatást tartalmazza azokról az adatkezelésekről, amelyekben a Szolgáltató adatkezelőként jár el. Az Ügyfeleink által a rendszerben rögzített ügyféladatok tekintetében a Szolgáltató adatfeldolgozó; erről az Adatfeldolgozási megállapodás rendelkezik.

A HelloTeam CRM-ben kétféle személyes adat fordul elő, és a kettőt érdemes megkülönböztetni.

• Fiókadatok: a regisztráló és a meghívott felhasználók adatai (név, e-mail cím, jelszó, telefonszám, bejelentkezési adatok). Ezek tekintetében a Szolgáltató adatkezelő, és erről szól ez a tájékoztató.
• Ügyféladatok: amit egy Ügyfél a saját CRM-jében rögzít: a saját ügyfeleinek, partnereinek adatai. Ezek tekintetében az Ügyfél az adatkezelő, a Szolgáltató adatfeldolgozó. Ha egy cég HelloTeam CRM-ben tárolja az adataidat, az érintetti jogaidat elsősorban annál a cégnél tudod gyakorolni; a Szolgáltató a kérés továbbításában segít.

Fiók létrehozása és a szolgáltatás nyújtása: név, e-mail cím, jelszó (kizárólag titkosított, visszafejthetetlen formában), nyelv, időzóna, telefonszám (nem kötelező), szerepkör, az ÁSZF elfogadásának időpontja. Jogalap: a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)). Megőrzés: a fiók fennállása alatt; a fiók törlésekor a személyes adatok anonimizálásra kerülnek, a szervezet törlésekor véglegesen törlődnek.

E-mail cím megerősítése és módosítása: az e-mail címre küldött egyszer használatos, 24 óráig érvényes link. Jogalap: a szerződés teljesítése. Megőrzés: a link felhasználásáig vagy lejártáig, legfeljebb 30 napig.

Bejelentkezés és munkamenet: a munkamenet azonosítója (csak kivonatolva), IP-cím, böngésző-azonosító (user agent), a bejelentkezés és az utolsó aktivitás ideje. Cél: a fiók biztonsága, a bejelentkezett eszközök áttekinthetősége és kijelentkeztethetősége. Jogalap: a szerződés teljesítése és a Szolgáltató jogos érdeke a visszaélések megelőzésére (6. cikk (1) f)). Megőrzés: a munkamenet legfeljebb 30 napig él, vagy a kijelentkezésig.

Sikertelen bejelentkezési kísérletek: e-mail cím és IP-cím szerinti számláló. Cél: jelszótalálgatás megakadályozása. Jogalap: jogos érdek. Megőrzés: legfeljebb 2 óra.

Kétlépcsős azonosítás: a hitelesítő alkalmazás kulcsa (titkosítva) és a tartalék kódok (kivonatolva). Jogalap: a szerződés teljesítése; a funkció bekapcsolása önkéntes. Megőrzés: a funkció kikapcsolásáig vagy a fiók törléséig.

Naplózás: a szervezeten belüli fontosabb műveletek (belépés, jelszómódosítás, szerepkör-változás, exportálás, törlés) naplója a művelet idejével, a felhasználó azonosítójával és IP-címével. Cél: a szervezet adminisztrátorai számára az elszámoltathatóság, valamint biztonsági incidensek kivizsgálása. Jogalap: jogos érdek. Megőrzés: a szervezet fennállása alatt.

Számlázás és előfizetés: a szervezet neve, székhelye, adószáma, a kapcsolattartó neve és e-mail címe, a fizetési műveletek adatai. A kártyaadatokat a Szolgáltató nem látja és nem tárolja; azokat a fizetési szolgáltató kezeli. Jogalap: jogi kötelezettség (számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §) és a szerződés teljesítése. Megőrzés: a számviteli bizonylatok tekintetében 8 év.

Ügyfélszolgálat és kapcsolatfelvétel: a megkeresésben megadott adatok. Jogalap: jogos érdek, illetve szerződés teljesítése. Megőrzés: a megkeresés lezárásától számított 1 év.

Rendszerüzenetek: a szolgáltatással kapcsolatos, nem marketing célú értesítések (megerősítő link, jelszó-helyreállítás, számla, tervezett karbantartás, az ÁSZF módosítása). Jogalap: a szerződés teljesítése. Marketing célú megkeresést a Szolgáltató csak külön, visszavonható hozzájárulás alapján küld.

A HelloTeam CRM kizárólag a működéshez feltétlenül szükséges sütiket használ, ezért ezekhez az elektronikus hírközlésről szóló 2003. évi C. törvény 155. § (4) bekezdése alapján nem szükséges hozzájárulás. Nyomkövető, analitikai vagy hirdetési sütit, illetve harmadik fél sütijét a Szolgáltató nem használ. A nyitóoldalon megjelenő értesítés ezért tájékoztató jellegű, nem hozzájárulást kér.

• mc_session: a bejelentkezett munkamenet azonosítója; legfeljebb 30 napig.
• mc_2fa: a kétlépcsős bejelentkezés két lépése közötti, 5 percig érvényes azonosító.
• mc_locale: a választott nyelv.

A böngésző helyi tárolójában (localStorage) a Szolgáltatás az eszközön marad, szerverre nem kerülő beállításokat tárol: a világos/sötét téma, a menü összecsukott csoportjai, a sütiértesítés elfogadása, valamint a nyilvános webshopokban a kosár tartalma.

A Szolgáltató a fiókadatokhoz a szolgáltatás nyújtásához szükséges mértékben hozzáférő adatfeldolgozókat vesz igénybe: tárhely- és infrastruktúra-szolgáltató, e-mail küldő szolgáltató, valamint, ha az Ügyfél beállította, a számlázó szolgáltató. Az aktuális listát, a szolgáltatók székhelyét és a feldolgozás helyét az Adatfeldolgozók oldal tartalmazza.

Hatósági megkeresés esetén a Szolgáltató a jogszabályban előírt adatokat adja ki, és, amennyiben a jog nem tiltja, erről az érintett Ügyfelet tájékoztatja.

Az adatok tárolása az Európai Unió területén történik. Harmadik országba történő adattovábbításra csak megfelelőségi határozat vagy általános szerződési feltételek (GDPR 46. cikk) alapján kerül sor; erről az Adatfeldolgozók oldal tájékoztat.

A GDPR 15-22. cikke alapján az érintett kérheti a személyes adataihoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését, kezelésének korlátozását, tiltakozhat az adatkezelés ellen, és élhet az adathordozhatóság jogával. A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármikor visszavonható; a visszavonás a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

A fiókadatok többsége közvetlenül a profil oldalon kezelhető: név, telefonszám, nyelv, időzóna módosítható; az e-mail cím megerősítéssel módosítható; a bejelentkezett eszközök áttekinthetők és kijelentkeztethetők; a fiók törölhető. A szervezet tulajdonosa a teljes szervezet törlését kezdeményezheti.

Egyéb kérelmeket a(z) [kapcsolat@example.hu] címre lehet küldeni. A Szolgáltató a kérelemre a beérkezéstől számított egy hónapon belül válaszol; ez a határidő indokolt esetben két hónappal meghosszabbítható, amiről az érintettet tájékoztatjuk.

Ha úgy ítéli meg, hogy személyes adatainak kezelése sérti a GDPR-t, panasszal élhet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH; 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.; telefon: +36 1 391 1400; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; honlap: naih.hu), vagy bírósághoz fordulhat. A per, az érintett választása szerint, a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

Kérjük, hogy a hatósági eljárás előtt keresse meg a Szolgáltatót: a legtöbb kérdést közvetlenül és gyorsabban tudjuk rendezni.

A jelszavakat a Szolgáltató kizárólag egyirányúan, sózott scrypt eljárással kivonatolva tárolja. A munkamenet-azonosítók és az egyszer használatos linkek szintén csak kivonatolva kerülnek az adatbázisba. A külső rendszerekhez (levelezés, számlázás) megadott hitelesítő adatokat a Szolgáltató titkosítva tárolja. Az adatbázisról naponta biztonsági mentés készül, amelynek visszaállíthatóságát rendszeresen ellenőrizzük. A biztonsági intézkedések részletes leírását a Biztonság oldal tartalmazza.

Adatvédelmi incidens esetén a Szolgáltató a GDPR 33. és 34. cikke szerint jár el: a felügyeleti hatóságot 72 órán belül, az érintetteket, ha az incidens rájuk nézve magas kockázattal jár, indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja.

A Szolgáltató a tájékoztatót a szolgáltatás vagy a jogszabályok változása esetén módosítja. A lényeges módosításról a felhasználókat e-mailben és a Szolgáltatás felületén tájékoztatjuk. A mindenkor hatályos változat ezen az oldalon érhető el; az oldal tetején a legutóbbi módosítás dátuma szerepel.